KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI SÖZLEŞMESİ VE AYDINLATMA METNİ
Adana Barosu Başkanlığı NFC Nitelikli Kartvizit Kullanımı Kapsamında Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması
1Sözleşmenin Tarafları
Madde 1- Adı ve adresleri yazılı veri sorumlusu ile ilgili kişi arasında aşağıda belirtilen şartlarla, tamamen kendi istek ve serbest iradeleri ile “NFC Nitelikli Kartvizit Kullanımı Hakkında Üyelik Sözleşmesi” yapılmıştır. Veri sorumlusu ve ilgili kişi birlikte Taraflar olarak anılacaktır.
2Sözleşmenin Konusu
Madde 2- (2.1) 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun gereğince verilerin otomatik ya da bir veri kayıt sistemi dahilinde otomatik olmayan yollarla kaydedilmesi, işlenmesi, tasniflenmesi, açıklanması, aktarılması, anonim hale getirilmesi ve devredilmesinden kaynaklanan aydınlatma ve açık rıza beyanlarını içerir.
(2.2) Ayrıca taraflar arasından akdedilen yazılı veya sözlü hizmet sözleşmesinin (bundan böyle “HİZMET SÖZLEŞMESİ” olarak anılacaktır) eki niteliğindeki işbu sözleşmenin konusu, hizmet sözleşmesi kapsamında ilgili kişiler tarafından yürütülen çalışmalar ile ilgili olarak ilgili kişilere veri sorumlusu tarafından verilen bilgi ve belgelerin Adana Barosu Başkanlığının onayı veya ilgili kişilerin açık rıza beyanı olmaksızın kişisel verilerin, özel nitelikli kişisel verilerin ve genel verilerin herhangi bir üçüncü gerçek ve/veya tüzel kişiye açıklanmasının, erişilmesinin, verilmesinin, sızdırılmasının önüne geçecek olan gizliliğin sınırlarının ve koşullarının belirlenmesidir.
3Kişisel Verilerin İşlenme Amacı ve Hukuki Sebebi
Madde 3- (3.1) Kişisel veriler, kişiyi doğrudan veya dolaylı olarak belirlenebilir kılan tüm veriler veya veri kümeleri kişisel veri olarak kabul edilmektedir. Başkanlığımız tarafından işlenebilecek kişisel verileriniz, 6698 sayılı Kanun’un m. 5/2 (a) hükmünde kanunlarda açıkça öngörülmesi, 5/2 (f) hükmünde düzenlenen veri sorumlusunun meşru menfaati ve ilgili kişiden açık rıza alınması hukuki sebebine dayanarak ve aşağıda belirtilen amaçlarla işlenmektedir.
(3.2) Kişisel verileriniz Başkanlığımızın yasal yükümlülükleri ve borçları ile hizmet sözleşmesinden kaynaklanan borçları çerçevesinde özellikle hizmetin; verimli ve doğru yönetimi, kanunlara uygun yürütülmesi, denetim veya çekişme hallerinde ispat ya da delil bildirme yükünü yerine getirmeye yardımcı olması, gerektiğinde ilgili kamu kurum ve kuruluşlarının, adli veya idari yargı mercilerinin ve kolluk güçlerinin ihtiyacı olan bilgileri sağlamak, sözleşmenin kurulması ve ifası, yetkili kişi/kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi, ürünün kullanımı gereği kartvizitinizi okutarak 3. kişilerle kartvizit bilgilerinizin paylaşımı, Başkanlığımıza ait olan https://adanabarosu.com.tr/ isimli web sitesinde kullanıcı profilinizin oluşturulması, gerektiğinde veri sorumlusu sıfatıyla kişisel bilgilerinizin tarafımızca güncellenmesi, kartvizitinizin tarafınıza teslimatının gerçekleştirilmesi gibi amaçlarla işlenmektedir.
(3.3) Başkanlığımızca işlenen kişisel verileriniz aşağıda belirtilmiştir:
- Özlük dosyası kapsamında işlenen veriler: Mevzuat gereği Barolar; Avukatların Sicil Dosyalarını düzenlemek, bu belge ve kayıtları saklamak zorundadırlar.
- Kişisel ve İletişim bilgileri: Kimlik Bilgileri: Adı-Soyadı, T.C. Kimlik No, Uyruk bilgisi, Nüfus Cüzdan fotokopisi, Nüfus Kayıt Örneği, medeni durum bilgisi, fotoğraf, İkametgâh/adres bilgileri, banka hesap bilgileri, cep telefonu ve ev-iş telefonu, e-posta adresi bilgileri.
- Mesleki Deneyim: İş/Eğitim bilgileri; Diploma bilgileri, sertifika bilgileri, yabancı dil bilgisi, staj deneyimleri, bilgisayar yeterlilik bilgileri.
- Aile Bilgileri: Aile durumunu bildirir belge, Acil durumlarda iletişime geçilecek kişi bilgileri.
- Sağlık Bilgileri: Sağlık raporu, psikoteknik raporu.
- Adli Bilgiler: Adli Sicil Kaydı.
- Askerlik bilgileri: Askerlik durumunu gösteren belge.
- Diğer bilgiler: Varsa disiplin dosyasına ilişkin ilgili kişiden istenen savunma talep yazısı, ilgilinin savunması, ilgiliye verilen uyarılar, ilgililere yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirme belgeleri gibi belge ve kayıtlar.
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve ilgili mevzuat gereğince; Hizmet akdimin gereği gibi ifasını teminen, NFC Nitelikli Kartvizitimi kullanabilmeme mani bir durum olup olmadığının saptanabilmesi için sağlık verilerimin işlenmesine; tarafıma ait kişisel verilerin özlük dosyamda muhafaza edilmesine ve işbu hizmet kapsamında hizmet alınan üçüncü kişilere aktarılmasına; alacağım hizmet karşılığında kimlik ve iletişim bilgilerim ile fotoğrafımın işlenmesine ve bu amaçla dijital kartvizit kullanım hizmeti verecek şirketlere aktarılmasına; Adana Barosu Başkanlığına veya ilgili diğer kişilere ilettiğim özel nitelikli kişisel verilerimden, sadece BAŞKANLIK kapsamında işlenmesine ve herhangi bir aktarım yapılmamasına, kişisel verilerimin tarafıma sağlanacak yan hak ve menfaatler dahil sair amaçlarla gerektiği takdirde Başkanlığın diğer birimleriyle, başkanlığın yönetim kurulu üyeleriyle, resmi kurum ve kuruluşlarla, faydalanılan veya iş birliği içerisinde olunan üçüncü kişilerle paylaşılmasına ve bu kapsamda işlenmesine; belirtilen amaçlar doğrultusunda kendi özgür irademle ve hiçbir baskı altında kalmadan bilerek ve isteyerek onay veriyorum.
4Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi
Madde 4- Kişisel verileriniz, Başkanlığımız bünyesinde yer alan idari birimler, https://adanabarosu.org.tr/ ve https://adanabarosu.com.tr/ isimli web sitesinde yer alan e-posta, telefon, internet sitesi, kağıt ortamında tutulan formlar gibi vasıtalarla otomatik ya da otomatik olmayan yollarla yazılı, sözlü ya da elektronik ortamda toplanabilmektedir. Bu kapsamda; adınız ve soyadınız, fotoğrafınız, kullanıcı logosu, unvanınız, teslimat adresiniz, kullanıcı şifreniz, varsa şahsi web siteniz, cep telefonu numaranız, WhatsApp numaranız, faks numaranız, büro telefonu ve büro adresi, IBAN numaranız ile sosyal medya hesaplarınıza ilişkin adresler başta olmak üzere kişisel verileriniz 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“Kanun”) 5’inci maddesinin ikinci fıkrasının (a), (c), (ç) ve (f) bentlerinde düzenlenen; kanunlarda açıkça öngörülmesi, bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması sebeplerine dayalı olarak işlenmektedir.
5İşleme ve Aktarım
Madde 5- (5.1) Başkanlıktan hizmet almaya başlayan ilgili kişi, diğer Kamu Kurum ve Kuruluşları tarafından istenen belgelerde yer alan bilgilerin doldurulması amacıyla kimlik kartında yer alan verileri kendi özgür iradesiyle ve rızasıyla BAŞKANLIĞA vermiştir.
(5.2) İlgili kişi, yukarıda sayılan bilgileri kanunlar gereği kendi özgür iradesiyle ve rızasıyla kanuni amaçlar doğrultusunda kullanılmak üzere BAŞKANLIĞA vermiştir.
(5.3) İlgili kişi, işin niteliği açısından Kamu Kurum ve Kuruluşları tarafından şimdi veya daha sonra istenecek diğer özel bilgileri BAŞKANLIĞA kendi özgür iradesiyle ve rızasıyla verecektir. Verilerinin doğruluğu ve güncelliğinden ilgili kişi sorumlu olacaktır.
(5.4) İlgili kişi, kişisel verilerinde daha sonra meydana gelecek değişiklikleri BAŞKANLIĞA kendi özgür iradesiyle ve rızasıyla bildirecektir.
(5.5) Meslek hayatının gerektirdiği sağlık kontrolleri, adli işlemler gibi paylaşım amaçları sebebiyle işbu sözleşmeyle birlikte ilgili kişi aktarım için açık rıza vermektedir.
(5.6) BAŞKANLIK, işbu sözleşmede yazılı kişisel verileri; 6698 KVKK 6. maddenin 2. fıkrasında ve yeterli önlemler alınması kaydıyla, ilgili kişinin rızası bulunmadan işbu sözleşmede yer verilen kişi ya da kuruluşlara aktarabilir. Yukarıda belirtilen amaçlar doğrultusunda kişisel verileriniz gerektiğinde:
- Veri Sorumlusu
- Adana Barosu Başkanlığı Yönetim Kurulu
- Başkanlığın Diğer Birimleri
- Kamu Kurum ve Kuruluşları yetkilileri
- BAŞKANLIK bünyesinde çalışmakta olan baro sicil birimleri yetkilileri
- BAŞKANLIĞIN muhasebe işlerine bakan yetkilileri (Meslek Mensupları)
- Başkanlık avukatı ile paylaşılabilir.
6Saklama
Madde 6- (6.1) Başkanlık; ilgili kişiye ait verileri kağıt ortamında, elektronik ortamda, elektronik araçlarda (hard disk, flash bellek vb.) ve sanal ortamlarda (internet, bulut sistemleri) bulundurabilir, depolayabilir, işleyebilir.
(6.2) Başkanlık; ilgili kişiye ait söz konusu verilerin güvenli ortamlarda saklanması için idari, teknik ve hukuki önlemleri alacaktır. İlgili kişiye ait kişisel veriler hukuka uygun ve meşru amaçlar doğrultusunda otomatik ya da otomatik olmayan yollarla işlenecektir.
7İmha
Madde 7- İlgili kişiye ait söz konusu tüm veriler ilgili kanunlarında yazılı süreler dolduktan sonra Başkanlık tarafından kağıt, elektronik ortamdan, elektronik araçlardan ve sanal ortamlardan döndürülemeyecek şekilde silinecek ve yok edilecektir.
8Haklar (KVKK Madde 11)
Madde 8- İlgili kişi, 6698 sayılı KVKK’nın 11. maddesinde yazılı şu haklara sahiptir:
- Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
- Kanun’un 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Düzeltme, silme ve yok etme talepleri neticesinde yapılan işlemlerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
9Başvuru
Madde 9- Yukarıda sayılan haklarınıza ilişkin taleplerinizi adanabarosu@adanabarosu.org.tr adresinden e-posta yoluyla ya da Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de öngörülen diğer başvuru usullerine uygun olarak Başkanlığımıza iletmeniz durumunda talebiniz niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde sonuçlandırılacaktır.
10Gizlilik Hükümleri
Madde 10- (10.1) Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında tanımını bulan kişiye ait bilgiler ile kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi ve iletişim yöntemleri gizli bilgi olarak kabul edilir.
(10.2) Başkanlık, hizmet sözleşmesi kapsamında ilgili kişiye hizmetini tam ve eksiksiz olarak alabilmesi ve gerekli her türlü bilgi ve belgeyi ilgili kişiye vermeyi taahhüt eder. İlgili kişi, Başkanlığa vermiş olduğu bilgilerin eksiksiz, doğru ve güncel olduğunu taahhüt eder.
(10.3) Başkanlık, ilgili kişiye açıklanan gizli bilgilerin eksik ya da hatalı olması sebebiyle ortaya çıkabilecek olan eksiklik, gecikme veya aksaklıklardan dolayı ilgili kişinin sorumlu tutulamayacağını kabul ve taahhüt eder.
(10.4) İlgili kişi, başkanlık tarafından kendisine açıklanan bilgi ve belgelerin gizli olduğunu bildiğini kabul ve taahhüt eder.
(10.5) İlgili kişi, işin yerine getirilmesi aşamasında gizlilik ilkelerine riayet edeceğini kabul ve taahhüt eder.
(10.6) Gizli bilgilerin ve kişisel verilerin işbu sözleşmeye aykırı olarak açıklanması halinde başkanlık yasal yollara başvurma hakkına sahiptir.
11Yürürlük
Madde 11- (11.1) Hizmet sözleşmesinin eki niteliğindeki işbu sözleşme, taraflarca onaylandığı / sisteme giriş yapıldığı tarihte yürürlüğe girecek olup geçerliliğini koruyacaktır.
(11.2) Hizmet sözleşmesinin sona ermesi halinde dahi işbu sözleşmedeki gizlilik ve koruma hükümleri süresiz olarak geçerliliğini koruyacaktır.
12Tebligat
Madde 12- Tarafların işbu sözleşmenin atıfta bulunduğu sözleşmelerde, belge ve metinlerde belirttikleri adresleri tebligata elverişli adresleri olup herhangi bir değişiklik karşı tarafa yazılı olarak bildirilmedikçe bu adreslere yöneltilecek tebligatlar hukuken geçerli addolunacaktır.
13Son Hükümler
Madde 13- (13.1) İlgili kişiye işbu sözleşmede yazılı bütün maddeler okunup izah edilmiştir. İlgili kişi, tüm maddelerde geçen kişisel verilerinin otomatik ya da otomatik olmayan yollarla kaydedilmesine, işlenmesine, tasniflenmesine, açıklanmasına, aktarılmasına, anonim hale getirilmesi ve devredilmesine kendi özgür iradesiyle ve rızasıyla onay vermiş ve kabul etmiştir.
(13.2) İşbu sözleşme 13 maddeden oluşmakta olup, VERİ SORUMLUSU - İLGİLİ KİŞİ arasındaki gizlilik taahhüdü ve açık rıza beyanı karşılıklı olarak kabul edilmiş sayılır.